Las reglas del juego, dichas antes de jugar.

Quién presta el servicio

FLANCO, con domicilio en Cajicá, Cundinamarca, Colombia, presta el servicio descrito en estos términos. Al usar la plataforma, el cliente los acepta. Si no está de acuerdo con alguno, la vía es no usarla.

«Cliente» es el negocio que contrata FLANCO, cualquiera que sea su sector. «Contacto» es la persona final —paciente, cliente o usuario del cliente— que recibe los mensajes. «Empleado digital» es el software que ejecuta las tareas.

Qué es FLANCO

Una plataforma de software que ejecuta tareas operativas de agenda: envía confirmaciones y recordatorios por WhatsApp, interpreta la respuesta, consulta disponibilidad real, crea, mueve o cancela citas dentro de los límites que el cliente configura, escala a una persona cuando corresponde y registra cada acción en una bitácora consultable.

El empleado digital opera bajo la identidad del cliente: el contacto ve el nombre del negocio y el del asistente que el cliente eligió, no la marca FLANCO.

Lo que FLANCO no hace

• No presta servicios profesionales de ninguna clase. No emite conceptos, diagnósticos, valoraciones técnicas, recomendaciones ni orientación clínica, legal o financiera.
• No sustituye ningún trámite, autorización o requisito que la ley exija al negocio en su sector.
• No sustituye el criterio del personal del cliente ni sus obligaciones profesionales y legales.
• No garantiza que un contacto responda, asista a su cita o confirme.

Cuenta y acceso

El acceso al panel es nominal y personal. El cliente es responsable de quién tiene acceso, de mantener actualizada la lista de usuarios y de avisarnos si sospecha un acceso no autorizado. Cada usuario ve únicamente los datos del negocio al que pertenece.

Condiciones del programa piloto

Durante el piloto el servicio se presta sin costo y en fase temprana. Eso significa exactamente lo que parece:

• No hay acuerdo de nivel de servicio (SLA) ni compromiso de disponibilidad.
• Puede haber errores, interrupciones y cambios de funcionamiento sin aviso previo.
• Cualquiera de las dos partes puede terminar el piloto en cualquier momento, sin penalidad.
• El cliente se compromete a revisar el funcionamiento y a reportar lo que falle. Es la contraprestación real del piloto.

Las métricas objetivo publicadas en el sitio son metas de producto que se están validando, no niveles de servicio garantizados. Se convertirán en compromisos contractuales solo cuando exista evidencia de operación y un SLA firmado.

Integraciones con servicios de terceros

FLANCO se conecta a Google Calendar, Microsoft 365 y WhatsApp Business con la autorización expresa del cliente. Esos servicios se rigen por sus propias condiciones y su disponibilidad no depende de nosotros: si Meta suspende una cuenta o Google cambia una política, el servicio puede verse afectado por causas ajenas a FLANCO.

El cliente puede revocar cualquier conexión desde el panel. Al hacerlo, el empleado digital deja de operar sobre esa agenda.

Obligaciones del cliente

• Contar con la autorización de tratamiento de datos de sus contactos, conforme a la Ley 1581 de 2012, y con su propia política de privacidad publicada.
• Usar el servicio conforme a la ley y a las políticas de WhatsApp Business: nada de mensajería masiva no solicitada, spam ni contenido publicitario disfrazado de recordatorio.
• Responder los casos escalados. Un escalamiento que nadie atiende es una persona sin respuesta.
• No cargar en la plataforma datos clínicos, historias, resultados, datos financieros ni ningún otro dato sensible: la plataforma no está diseñada para custodiarlos.
• Mantener veraces los datos de agenda y de contacto que alimentan el sistema.

Política de acciones: quién autoriza qué

Cada acción sobre la agenda —crear, modificar, cancelar— tiene un permiso configurable por el cliente: autónomo, con aprobación previa de una persona, o prohibido. Los valores de fábrica son conservadores; cancelar viene con aprobación requerida.

La configuración es responsabilidad del cliente. Si el cliente habilita la cancelación autónoma, FLANCO ejecutará cancelaciones autónomas dentro de las condiciones que él mismo definió, y cada una quedará en la bitácora con su hora y su resultado.

Datos personales y confidencialidad

Sobre los datos de los contactos, el cliente es responsable del tratamiento y FLANCO es encargado: solo los trata siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio. El detalle está en la política de privacidad, que hace parte de estos términos.

Ambas partes tratan como confidencial la información no pública de la otra. FLANCO no usa los datos de un cliente para beneficiar a otro, ni para entrenar modelos, ni para fines publicitarios.

Disponibilidad y cambios en el servicio

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber mantenimientos, fallas y dependencias de terceros. Podemos modificar o descontinuar funcionalidades; si un cambio afecta de forma relevante el uso del servicio, avisamos por correo con antelación razonable.

Precios y pago

Durante el piloto no hay cobro. Terminado el piloto, cualquier prestación remunerada requiere un acuerdo escrito y aceptado por el cliente, con el alcance, el precio y las condiciones definidas por anticipado. FLANCO no factura horas ni proyectos a la medida: es una plataforma con alcance y precio definidos.

Propiedad intelectual

• La plataforma, su código, su diseño y la marca FLANCO son de su titular. El uso del servicio no transfiere ningún derecho sobre ellos.
• La marca del cliente, el nombre que le dé a su asistente, sus plantillas de mensaje y sus datos son y siguen siendo suyos. FLANCO no los usa para otra cosa que prestarle el servicio.
• Publicar el caso del cliente como referencia comercial requiere su autorización previa por escrito.

Limitación de responsabilidad

El servicio se presta «tal como está» durante el piloto. En la medida en que lo permita la ley colombiana, FLANCO no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, citas no asistidas, ni daños indirectos derivados del uso o de la imposibilidad de uso del servicio, ni por fallas de proveedores de terceros.

Nada en esta cláusula limita la responsabilidad por dolo, culpa grave, ni las obligaciones que la ley colombiana declara irrenunciables, incluidas las derivadas del régimen de protección de datos personales.

Terminación y salida

Cualquiera de las partes puede terminar la relación con aviso escrito. Al terminar:

• El cliente puede exportar sus datos —agenda, contactos y bitácora— en formato legible.
• Los accesos a calendarios y a WhatsApp se revocan.
• Los datos se eliminan o se devuelven dentro de los 30 días siguientes, según lo indique el cliente, con la salvedad sobre los registros de auditoría explicada en la política de privacidad.

Cambios en estos términos

Podemos actualizarlos. Los cambios se publican aquí con la fecha de vigencia y, si son relevantes, se avisan por correo a los clientes activos antes de que apliquen. Seguir usando el servicio después de esa fecha implica aceptarlos.

Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las diferencias se intentarán resolver primero de buena fe entre las partes; de no lograrse, se someterán a los jueces competentes de Colombia.

Contacto para cualquier asunto contractual: [email protected].